Diciamocelo: riceviamo tutti troppe email.
E i responsabili di questo tsunami di messaggi sono spesso CC, BCC, Reply to all usati senza criterio. Ecco a cosa serve conoscere le regole della business etiquette: non solo per evitare gaffe ma anche a  lavorare meglio, per dimostrare la nostra professionalità ma anche (o forse soprattutto?) per rendere la vita più facile agli altri.

Ecco dunque una piccola guida che chiarirà ogni dubbio su come e quando usare CC, BCC e Reply To All.. nella speranza di ridurre, almeno in parte, il numero di email che tutti ci troviamo nella inbox.

CC Ovvero “Copia Conoscenza”: cos’è e quando usarla

Quando si lavora su progetti che coinvolgono un team, tenere tutti i membri del team aggiornati è fondamentale. Tuttavia, non è detto che ogni messaggio contenga una richiesta operativa per tutti i destinatari. Proprio per questa ragione è stata inventata la “copia conoscenza” o CC, o “carbon copy”. Si usa per informare pubblicamente persone diverse dai destinatari sul contenuto di una email.  Da notare che, in questo caso gli indirizzi rimarranno visibili a tutti i destinatari.

Chi è giusto inserire in CC? Tutte le persone di cui si parla nel testo o i membri del team coinvolto, che devono essere tenuti al corrente.
Bisogna rispondere se si è in CC? No.
Ma se volessi dire la mia? La mossa più corretta secondo la business etiquette è rispondere solo al mittente, evitando di usare il “reply to all”.

Attenzione: se inseriamo qualcuno in CC in una sequenza di email già avviata, questa persona sarà in grado di leggere anche i messaggi precedenti a quello scambio. Quindi tenetene conto se ci sono informazioni che non dovrebbero trapelare. Inoltre, quando si aggiunge qualcuno in copia va indicato chiaramente in apertura dell’email.

BCC (Blind Carbon Copy) ovvero: la Copia Conoscenza Nascosta

La copia conoscenza nascosta, come dice il nome, consente di inserire qualcuno in copia senza che gli altri destinatari possano vederlo… È quindi uno strumento un po’ infido, l’equivalente digitale dell’origliare o del parlare alle spalle di qualcuno.

 Proprio per questa ragione, il BCC (chiamato anche CCN) è generalmente sconsigliato, ad eccezione di due fattispecie.

La prima, è quando il suo uso viene esplicitamente richiesto dal proprio manager.

La seconda, e auspicabile, è per tutelare la privacy di una lista di indirizzi, visto che il BCC rende invisibili gli altri destinatari. Per esempio, questa modalità è comunemente usata dagli uffici stampa, ma potrebbe tornare utile per diffondere qualunque tipo di informazione, invito, o comunicazione diretta a molti.

Reply to all o Rispondi a tutti

Dulcis in fundo, ecco la funzione più pericolosa di tutte: Reply to all.

Partiamo dalle basi. A cosa serve? Questo magico tasto che ci permette di inviare una risposta a tutti gli indirizzi visibili nel campo TO e CC. Strumento molto utile quando si lavora in team…
Ma di cui è evidente l’abuso.

Si “risponde a tutti” solo ed esclusivamente quando la risposta che stiamo mandando è davvero rilevante per tutti i destinatari. Ed è un peccato capitale rispondere a tutti quando si è parte di una lista (per esempio, tutta l’azienda o tutto il dipartimento) perché si dà il via a un diluvio di email incontrollabile.

Da evitare come la peste anche il “reply to all” per inviare feedback-base come “Ok ricevuto”, che finiranno senz’altro a intasare la casella di posta di innumerevoli incolpevoli colleghi: per comunicazioni di questo tipo si risponde al mittente o, ancora meglio, si usa slack.

Ma questa è un’altra storia 🙂

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