Chi non ha mai desiderato di poter tornare indietro nel tempo per poter correggere una mail di lavoro inviata con strafalcioni o al destinatario sbagliato? Non servono grandi dati statistici per dimostrare che, soprattutto in ambito lavorativo, l’email si è ormai affermata come il principale mezzo di comunicazione. In questo flusso continuo è facile che la fretta gioca brutti scherzi e ci porti a inviare testi poco diplomatici, pieni di refusi o ancora (questo è un classico) senza l’allegato che dovevi assolutamente inserire. Visto che annullare un invio errato è piuttosto difficile, meglio giocare d’anticipo. Questo articolo parla proprio delle email perfette: 10 regole di Business Etiquette per mandare mail impeccabili senza l’ausilio della macchina del tempo!

La Business Etiquette delle mail: 10 regole da seguire

Abbiamo già parlato di come impostare un messaggio automatico di out of office. Ecco, invece, 10 regole essenziali da seguire ogni giorno quando scriviamo una email.

1. Una email è proprio necessaria?

Prima di scrivere chiediamoci sempre se l’email è lo strumento adeguato per comunicare. A volte una singola telefonata può evitare decine di messaggi, dissipare subito dubbi ed evitare incomprensioni. Inoltre è l’occasione migliore per rispondere immediatamente ad eventuali domande del nostro interlocutore.

2. Scrivi un subject che parla

Possiamo anche scandalizzarci ma c’è una verità che pochi ammettono: chi riceve ogni giorno decine di email sceglie quale messaggio aprire in base al subject indicato. Ricordiamo, quindi, di inserire sempre un soggetto chiaro che riassuma il contenuto essenziale della mail. In questo modo aiuteremo chi riceve a stabilire un ordine di priorità nell’apertura dei messaggi ed eviteremo che proprio il nostro finisca nel dimenticatoio.

3. Segui la regola della piramide inversa

Per evitare che l’informazione più importante non venga letta, scriviamo nelle prime tre righe i concetti più rilevanti. Le mail dovrebbero essere sempre brevi e il più possibile concise.

4. Struttura sintattica semplice

Spesso commettiamo l’errore di scrivere come parliamo. Al contrario le mail dovrebbero avere sempre una struttura sintattica semplice e chiara. Usiamo quindi periodi brevi, scegliendo parole che vanno dritte al punto.

5. Usa la formattazione

Spesso le mail vengono lette direttamente da mobile. Formattiamo, quindi, il testo in modo da facilitare la lettura: dividiamo i concetti in paragrafi, usiamo elenchi e mettiamo in grassetto le informazioni più rilevanti.  

6. Non usare il maiuscolo

Secondo le regole di netiquette l’utilizzo di parole o frasi tutte in maiuscolo equivale a un urlo. Se vogliamo evidenziare una parola importante mettiamola piuttosto *tra asterischi*.

7. Non trascurare totalmente la forma

A meno che non si sia in un thread di botta-e-risposta, cerchiamo di usare sempre formule standard di cortesia da scegliere in base al grado di formalità dell’email. Per aprire un messaggio formale possiamo usare ”Gentile___”, inseriamo “per favore” e “grazie” ove necessario e chiudiamo sempre i messaggi con “Cordiali saluti”, “Grazie” e la nostra firma. In ambito professionale, sarebbe anche necessario inserire un blocco firma con la posizione professionale e i contatti di riferimento.

8. Aggiungere il destinatario solo alla fine

Quante mail sono partite per errore o incomplete? Tante. Quindi, inseriamo i destinatari solo alla fine, dopo aver riletto con attenzione il testo ed esserci assicurati di aver inserito eventuali allegati. Un piccolo trick se devi scrivere un messaggio con “rispondi a tutti”: per evitare di inviare erroneamente inserisci nell’elenco Cc un carattere singolo (es. un *), in questo modo l’email non potrà essere inviata finché non sarai sicuro di voler inviare e lo cancellerai.

9. Ordine corretto dei destinatari e uso dei campi Cc e Bcc

Il ranking si applica anche quando inviamo una email. Nel campo To inseriremo il principale destinatario del messaggio. Nel campo Cc andranno, in ordine corretto di precedenza, tutti gli altri contatti che devono ricevere il messaggio “per conoscenza”. Assicuriamoci, inoltre, che i contatti inseriti siano tutti corretti.

Un discorso a parte va fatto per il campo Bcc, ovvero i contatti in copia nascosta. Usiamo questo campo con parsimonia. Ricordiamo che inserire un destinatario senza che gli altri interlocutori lo sappiano equivale a parlare alle spalle altrui. Diverso se stiamo mandando un messaggio generale e non vogliamo divulgare contatti altrui senza autorizzazione (es. la mail generale con gli auguri di Natale ai fornitori).

10. Tempi e modi di risposta

Anche se abbiamo la casella di posta piena e una buona regola di etiquette rispondere a tutti i messaggi ricevuti in un lasso di tempo massimo di 48 ore. Se proprio non riusciamo ad evadere prima la richiesta, meglio inviare una breve email dove informiamo l’interlocutore che risponderemo il prima possibile. Non c’è nulla di peggio che attendere una risposta che non arriverà mai.

Infine, quando rispondiamo a messaggi con più contatti in copia valutiamo se sia il caso di premere il tasto “rispondi a tutti”, piuttosto che rispondere singolarmente al diretto interlocutore. Una catena di decine di messaggi è il modo migliore per rendere illeggibili le informazioni più importanti.

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