I viaggi di lavoro sono un aspetto cruciale del mondo degli affari moderno. Sono l’occasione  di espandere il raggio d’azione delle aziende, stabilire relazioni commerciali e accedere a nuovi mercati. Tuttavia, per garantire un esito positivo della trasferta è fondamentale conoscere le corrette regole di galateo. In questo articolo, forniamo una guida alla business etiquette dei viaggi di lavoro: tutti i consigli su cosa fare e non fare per avere successo.

Viaggi di lavoro: 5 consigli per avere successo

La business etiquette è di fondamentale importanza per i viaggi di lavoro. Seguire le regole di comportamento adeguate aiuterà a creare una buona impressione ed evitare momenti di disagio. Ecco, quindi, cinque consigli per avere successo.

1 – Pianificare in anticipo la trasferta

L’attenzione al particolare sarà la tua carta vincente. Come per un viaggio di piacere, sarà fondamentale strutturare l’itinerario organizzando con un certo anticipo:  voli, alloggio e noleggio auto.  Ciò consentirà di concentrarsi sugli obiettivi aziendali ed evitare noiosi imprevisti e il panico dell’ultimo minuto.

2- Informarsi sulla meta del viaggio

Come sempre fare i “compiti a casa” ci metterà in una posizione di vantaggio. Prima di partire dedichiamo del tempo a una ricerca approfondita sulla destinazione del viaggio. Ciò include: usanze locali, differenze culturali e culinarie. Questo ci permetterà di scegliere il dress code adeguato e poter prevenire in anticipo problematiche legate a eventuali intolleranze alimentari o diete speciali. Maggiore sarà la nostra preparazione sulla meta del viaggio, minori saranno le probabilità di compiere potenziali passi falsi.

3 – Curare il dress code e la valigia

Conoscere il dress code adeguato è uno dei capisaldi della business etiquette (qui abbiamo parlato degli errori da evitare col caldo): gli abiti devono essere adatti all’ambiente lavorativo e al contesto culturale nel quale ci troviamo. Da non dimenticare che gli outfit indossati devono essere sempre puliti e stirati. Anche per questo motivo sarebbe meglio prediligere indumenti versatili e resistenti alle pieghe, oppure portare con noi un ferro da stiro a vapore verticale. Poniamo particolare attenzione anche alla preparazione della valigia, ricordando elementi essenziali come: caricabatterie di laptop e cellulare, adattatori e biglietti da visita.

4 – Gestione ottimale del tempo

Si sa: durante un viaggio di lavoro il tempo è limitato, quindi è importante gestirlo al meglio. Pianificare meeting e lavoro in modo da avere abbastanza tempo per completare tutte le attività è fondamentale. Da tenere in considerazione anche il tempo libero per se stessi o da trascorrere con colleghi e clienti.

5 – Conoscenza delle buone maniere

Ultima, ma non ultima. Le buone maniere sono importanti sempre e fondamentali durante i viaggi di lavoro. Lessico impeccabile, gestualità contenuta e consapevolezza nel proprio linguaggio corporeo. Questi devono essere i tre capisaldi, ai quali si aggiunge (ça va sans dire) dei perfetti modi a tavola.

5 cose da non fare mai durante i viaggi di lavoro

Evitare del tutto ogni imprevisto è davvero impossibile, soprattutto quando si viaggia. Tuttavia, si può sempre prevenire una débâcle completa. Onde evitare figuracce con colleghi e possibili clienti, sarebbe meglio non compiere mai clamorosi passi falsi. Qui ne menzioniamo almeno cinque.

1 – Arrivare in ritardo

La puntualità è fondamentale in ogni situazione, ma durante un viaggio di lavoro è ancora più importante. Un ritardo potrebbe causare problemi ad altri partecipanti al meeting o ad una fiera commerciale. Meglio arrivare in anticipo che fare attendere un cliente.

2 – Fare le valigie eccessive

Le occasioni lavorative che richiedono un guardaroba elaborato sono davvero poche. A meno che non dobbiamo presenziare a serate di gala, sfilate o simili resistiamo alla tentazione di portare con noi l’intero contenuto dell’armadio. Valigie eccessive potrebbero ostacolare la nostra mobilità e comportare tariffe per il bagaglio aggiuntivo. L’essenziale sarà più che sufficiente (qualche consiglio sulla valigia perfetta qui), ricordando  che in caso di necessità si possono sempre acquistare gli articoli necessari una volta arrivati a destinazione.

3 – Non essere rintracciabili

Se ci troviamo in trasferta, tecnicamente stiamo lavorando. Ciò significa che, pur tenendo conto degli impegni e del fuso orario, occorre garantire la reperibilità con il nostro ufficio. Questa è l’occasione per sfruttare al meglio la tecnologia: teniamo una comunicazione costante con la base tramite mail, telefono e videochiamate cercando di essere tempestivi nelle risposte.

4 – Trascurare la salute

I viaggi d’affari possono essere fisicamente e mentalmente impegnativi. Per questo trascurare la salute, eccedere con l’alcol e ignorare ogni precauzione di sicurezza, sono dei passi falsi da evitare in assoluto. In trasferta si diventa in qualche modo immagine dell’azienda alla quale si appartiene, per questo è importante fare di tutto per mantenere un profilo alto. Curare alimentazione, idratazione e giusto riposo sono certamente dei buoni punti di inizio per dare il meglio di sé durante meeting e negoziazioni.

5 – Eccedere con le spese ed essere poco rispettosi

Anche se il nostro viaggio di lavoro è in modalità “all inclusive” sarebbe meglio evitare di eccedere con le spese. Allo stesso modo è fondamentale conservare le ricevute in modo da facilitare il processo di rimborso. In generale è importante dimostrare rispetto su tutti i fronti. Ciò significa: consapevolezza e conoscenza delle differenze culturali e delle usanze locali, flessibilità e capacità di adattamento alle circostanze. Anche se non si tratta strettamente di una skills professionali, disponibilità e apertura mentale sono caratteristiche che vengono sempre apprezzate in ambito business.

Se ti interessa il Bon Ton e vuoi elevare il tuo standing, ti aspetto al mio corso Bon Ton Lifestyle

Se ti interessa il galateo è uscito il mio libro “Bon Ton Pop”

Se ti piacciono i miei contenuti, seguimi anche su Instagram @elisa_motterle